Référence rapide
Cette page a pour but de donner une vue d'ensemble sur le fonctionnement général de TIMA IO, ainsi que ses principaux outils.
Mon compte
Un compte personnel est nécessaire pour l'utilisation du site. Un lien sur la page d'accueil permet à toute personne le souhaitant de créer un compte. La détention d'un compte est gratuite, toutefois l'accès à certains outils du site nécessite une souscription.
Vous pouvez gérer votre compte, ainsi que vos options et vos souscriptions depuis votre menu utilisateur, disponible en haut à droite de la page de l'application, avec votre prénom et votre avatar en image. Vous pouvez aussi utiliser ce menu pour vous déconnecter de l'application.
Projets
La majorité de vos données pour l'application sont regroupées par projet. Il est donc nécessaire, pour utiliser les outils de TIMA IO, de créer au moins 1 projet associé à votre compte. Vous pouvez gérer vos projets en accédant le menu Outils, puis sélectionnant la page Projets.
Attention: vous êtes limité en nombre de projets actifs que vous pouvez utiliser sur votre compte. Ceci dépend de vos souscriptions.
Important: vos projets liés à un Compte Pro ne peuvent être activés/désactivés que depuis le panneau de configuration du Compte Pro lié. Dans un tel cas, les données du projet (enregistrements de travail en particulier) seront visibles aux autres utilisateurs du Compte Pro, soit administrateurs soit personnes de votre équipe.
Enregistrements d'horaires de travail
Ceci représente la fonctionnalité de base de l'application TIMA IO. Vous pouvez enregistrer vos horaires de travail, avec quelques notes si nécessaire, associés à l'un de vos projets. Ceci peut se faire de 2 façons:
- depuis votre Calendrier, qui est votre page d'accueil après vous être connecté(e) sur un ordinateur. Vous pouvez alors, dans la barre de droite, créer un nouvel enregistrement de travail.
- depuis la page Aujourd'hui de l'application (qui est votre page d'accueil sur un téléphone mobile ou une tablette), sur laquelle un formulaire simplifié de type "play/pause/stop" vous permet de débuter un enregistrement, puis soit une pause, soit arrêter l'enregistrement en quelques clics. Notez que vous pouvez également modifier vos notes et libellés pour cet enregistrement à l'aide des boutons bleus du mini formulaire (n'oubliez pas de sauvegarder!).
Autres outils du Calendrier
Le Calendrier vous donne aussi accès à certains autres outils:
- Les Tâches: ceci vous permet de créer une liste de tâches, chacune d'entre elle étant associée à l'un de vos projets, et donc filtrable. Elles peuvent être rapidement cochées comme 'achevées' à l'aide des cases à cocher sur la barre de côté du Calendrier.
- L'Agenda: un outil assez simple vous permettant d'enregistrer des informations d'agenda, tels que vos rendez-vous, jours de congé, repos ou arrêts maladie, afin de vous aider à garder une trace.
- Les Ventes: cet outil permet d'enregistrer une vente dans le calendrier, qui peut être ensuite facilement importée dans une facture depuis l'outil de facturation.
Si vous avez accès à un Compte Pro, ou si l'un de vos projets est associé à un Compte Pro, vous verrez alors affichés sur votre calendrier les informations du planning liés à vos projets, notamment les heures de travail planifiées et les congés.
Analyse & fiches d'horaires
Depuis le menu Outils, vous pouvez accéder à la page Analyse, qui vous permet de voir vos enregistrements de travail (ainsi que vos ventes) pour les projets et la période sélectionnée. Après chargement du tableau, cliquez sur le symbole bleu 'plus' à gauche de chaque projet afin de dévoiler les enregistrements de travail correspondants. Vous pouvez, si nécessaire, modifier un enregistrement de travail affiché en cliquant le bouton à droite.
Vous pouvez aussi télécharger votre fiche d'horaires pour la période sélectionnée, en cliquant sur:
- le bouton pour un rapport affiché dans votre navigateur, que vous pouvez imprimer depuis votre navigateur,
- le bouton pour télécharger le rapport au format Excel.
Autres outils
L'application TIMA IO offre d'autres outils de productivité, liés les uns aux autres. Ceux-ci sont disponibles depuis le menu Outils, selon vos souscriptions. Voici une brève liste de ces outils et de leurs principales fonctionnalités.
- Projets - vous permet, comme décrit ci-dessus, de gérer vos projets afin de regrouper vos données des autres outils.
- Clients - ceci est utile surtout pour la facturation, car vous sélectionnerez l'un de vos clients pour chacune de vos factures. Vous pouvez sur cette page gérer vos clients, les archiver, et voir une liste des factures pour chacun de vos clients. Nous envisageons aussi de créer un outil vous permettant d'enregistrer un fil de communication que vous avez avec vos clients.
- Produits - ceci est utilisé pour vos ventes, vous permettant de gérer vos produits que vous facturez régulièrement, ainsi que leurs tarifs. La liste de vos produits vous sera présentée lors de l'enregistrement de ventes sur votre Calendrier, mais aussi lors de la création de factures.
- Analyse - comme décrit ci-dessus.
- Facturation - cet outil vous permet de gérer votre facturation, ainsi que d'enregistrer les encaissements contre vos factures. N'oubliez pas de vérifier les filtres en haut de la page si vous ne voyez pas certaines de vos factures, car par défaut la page n'affiche que les factures pour les clients et projets actifs.
- Encaissements - cette page n'est qu'un rapport, permettant de visionner pour une période donnée vos encaissements et les factures associées.
Mes documents
Cet outil est accessible depuis votre menu utilisateur, et permet (selon vos souscriptions), de stocker des documents sur le serveur de TIMA IO. Ceci peut être utile particulièrement si vous souhaitez ajouter des pièces jointes à vos factures, car celles-ci devront être stockées dans cet outil.
Attention: cet outil n'a pas encore été traduit et n'est disponible qu'en anglais.
Comptes Pro
Les fonctionnalités de Comptes Pro sont disponibles uniquement avec les souscriptions adéquates, ou si l'un de vos projets est lié à un Compte Pro (celui d'un employeur ou collaborateur par exemple). Si vous avez accès à ces fonctionnalités, alors une menu additionnel (intitulé PRO) sera alors disponible sur la barre de navigation. Les outils (Planning, Équipes, Configurations) sont regroupés par Compte Pro, et affiché uniquement si vous y avez accès (selon les autorisations mises en place par l'administrateur du Compte Pro).
Voici une liste brève des outils principaux disponibles dans les Comptes Pro:
- Configuration - ceci est la page permettant de gérer les paramètres et utilisateurs (et projets) du Compte Pro. Pour ajouter un utilisateur, utilisez l'encadré Invitation (couleur verte), en indiquant un nom et une adresse mail, ainsi que les autorisations à assigner au nouvel utilisateur. Ceci enverra une invitation par mail à cette personne (à actionner dans les 15 jours), l'invitant à soit créer un nouveau compte ou associer un projet existant à votre Compte Pro. Utilisez cette page aussi pour désactiver l'accès d'un utilisateur ou l'un de ses projets.
- Équipes - cette page permet la gestion d'équipes au sein du Compte Pro, qui sont utilisées dans les outils de Planning. Important: il faut spécifier une adresse mail du responsable de l'équipe pour profiter des fonctionnalités de notification des demandes de congés.
- Planning - Cette page permet d'accéder à plusieurs outils:
- Mon Planning: page par défaut lors de l'accès aux outils de planning, un calendrier pour afficher votre planning, avec les heures de travail et congés planifiées pour vos projets associés au Compte Pro, ainsi que les congés des personnes dans vos équipes (indiqués avec le symbole ).
- Admin > Demande de congés: ce formulaire permet de générer une demande de congés qui sera ajoutée au planning (avec statut "en attente d'approbation"), et si une adresse mail est spécifiée pour le/la responsable de l'équipe, alors une notification y sera envoyée.
- Admin > Modifier: cette page est un calendrier permettant aux personnes avec les autorisations appropriées d'ajouter, modifier ou supprimer les entrées du planning (notes, horaires de travail planifié ou congés). Cliquez sur une date ou sélectionnez une période, ou encore cliquez sur un événement pour éditer/ajouter une entrée.
- Admin > Chronologie (équipes/projets): cette page permet une visualisation chronologique (regroupée soit par équipes soit par projets) des entrées du planning ainsi que des enregistrements de travail des projets liés. Ceci permet notamment de voir les différences entre travail planifié et travail effectué.
- Admin > Analyse: cette page permet, tout comme l'outil d'analyse décrit plus haut, de créer un rapport d'horaires planifiées et travaillées, téléchargeable au format Excel si besoin.